POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

POLÍTICA TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
OPEN GROUP S.A.S.

1. OBJETIVO

Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de Datos Personales implementadas por OPEN GROUP S.A.S. con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales.

 

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

2.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.2. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

2.3. Consultas: solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por OPEN GROUP S.A.S., sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes,  toda  la  información  contenida  en  el  registro  individual  o  que  esté vinculada con la identificación del Titular.

 2.4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 2.5. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros púbicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 2.6. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 2.7. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.8. Reclamos: solicitud   de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por OPEN GROUP S.A.S., o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.

2.9. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2.10. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

2.11. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3. NORMAS GENERALES

3.1. Directrices Generales.
a) El presente documento incluye las políticas de Tratamiento de Datos Personales adoptadas por OPEN GROUP S.A.S. en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que regula la protección de datos personales y en especial la atención de consultas y reclamos relacionados. Igualmente, define los principios en materia de Tratamiento y garantiza los derechos para los Titulares de los datos personales.
b) Las políticas definidas en el presente documento son de carácter obligatorio para OPEN GROUP S.A.S. en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el Tratamiento de datos personales por cuenta de OPEN GROUP S.A.S.
c) Estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales entran en vigencia a partir del 27 de junio de 2013.

 

3.2. Antecedentes normativos.
a) Artículo 15 de la Constitución Política “Todas las personas  tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.
b) Artículo 20 de la Constitución Política “Se  garantiza  a  toda  persona  la  libertad  de  expresar  y  difundir  su  pensamiento  y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

 

3.3. Principios para el tratamiento de datos personales
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por OPEN GROUP S.A.S. en el proceso de administración de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad y tratamiento. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio  de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de OPEN GROUP S.A.S. o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
g) Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere esta política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad. Todas  las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento,  pudiendo  sólo  realizar  suministro  o  comunicación  de  datos  personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley de Datos y en los términos de la misma.

 

3.4. Tratamiento de datos sensibles.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento  sea efectuado  en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El  Tratamiento se refiera a datos que  sean  necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

3.5. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

3.6. Derechos de los titulares.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPEN GROUP S.A.S. o frente al Encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPEN GROUP S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por parte de OPEN GROUP S.A.S. o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento OPEN GROUP S.A.S. o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

3.7. Condiciones para el tratamiento de datos.
a) Recolección de los datos personales: en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por  OPEN GROUP S.A.S.  deberá  limitarse  a  aquellos  datos  personales  que  son  pertinentes  y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.
b) Autorización del titular:
i. Para  que OPEN GROUP S.A.S.  realice  cualquier  acción  de  Tratamiento  de  datos personales,  se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada y debe ser por escrito.
ii. OPEN GROUP S.A.S.  adoptará  los  procedimientos  necesarios  para  solicitar,  a  más  tardar  en  el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.
iii. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por OPEN GROUP S.A.S. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
iv. En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, OPEN GROUP S.A.S. comunicará estos cambios a los Titulares, antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización, se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.
c) Deber de informar al titular:
OPEN GROUP S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
i. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
ii. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas  versen  sobre  datos  sensibles  o  sobre  los  datos  de  las  niñas,  niños  y adolescentes.
iii. Los derechos que le asisten como Titular.
iv. La  identificación,  dirección  física  o  electrónica  y  teléfono  del  Responsable  del Tratamiento.
d) Casos en que no es necesaria la autorización:
i. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
ii. Datos de naturaleza pública.
iii. Casos de urgencia médica o sanitaria.
iv. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
v. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

3.8. Suministro de la información.
a) Los titulares de datos personales registrados en las bases de datos de OPEN GROUP S.A.S. podrán conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación escrita realizada a los siguientes canales dispuestos para cada tipo de titular:

i. Clientes: protecciondatos@opengroupsa.com
ii. Proveedores/Contratistas: compras@opengroupsa.co
iii. Trabajadores activos, no activos, aprendices y candidatos: administrativo@ opengroupsa.com
b) La información solicitada por el Titular será suministrada por OPEN GROUP S.A.S. por el mismo medio que fue formulada. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
c) La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de OPEN GROUP S.A.S. podrá suministrarse a las siguientes personas:
i. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten la calidad en que actúan.
ii. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
iii. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

3.9. Consultas.
a) Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en  la base de datos. OPEN GROUP S.A.S. suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

b) El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
i. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos, que motiven nuevas consultas.
ii. Para efectos de responder las consultas, OPEN GROUP S.A.S., cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,  expresando  los  motivos  de  la  demora  y  señalando  la  fecha  en  que  se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3.10. Reclamos.
a) El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante OPEN GROUP S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a OPEN GROUP S.A.S. de acuerdo con lo definido en el numeral 3.8. literal a del presente documento, como mínimo con la siguiente información.
• Nombre del solicitante.
• Número de identificación del solicitante.
•    Acreditación de la calidad en que se actúa (titular de la información, o en su defecto por sus causahabientes, representantes, tutores o apoderados).
• Hechos en que se fundamenta la solicitud.
• Objeto de la solicitud.
• Dirección de envío de correspondencia.
• Aportar los documentos que pretenda hacer valer.
ii. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
iii. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
iv. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3.11. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
a) Los Titulares podrán en todo momento solicitar a OPEN GROUP S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
b)  La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de OPEN GROUP S.A.S.

 

3.12. Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante OPEN GROUP S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos.

 

3.13. Deberes de OPEN GROUP S.A.S. como Responsable del Tratamiento de datos.
OPEN GROUP S.A.S., cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración,  pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar  que la  información que  se  suministre al  Encargado  del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar  la  información,  comunicando  de  forma  oportuna  al  Encargado  del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir  las  instrucciones  y  requerimientos  que  imparta  la  Superintendencia  de Industria y Comercio.

 

3.14. Deberes del Encargado del Tratamiento de datos.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para  impedir  su  adulteración,  pérdida,  consulta,  uso  o  acceso  no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la Ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar  a  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio  cuando  se  presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir  las  instrucciones  y  requerimientos  que  imparta  la  Superintendencia  de Industria y Comercio.

 

3.15. Medidas de seguridad
a) OPEN GROUP S.A.S. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado.
b) Las medidas de seguridad se aplican tanto a los archivos como a los tratamientos.
c) La aplicación de las medidas de seguridad tienen como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.  Dichas medidas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de OPEN GROUP S.A.S.

 

3.16. Modificaciones
OPEN GROUP S.A.S. se reserva el derecho de modificar estas políticas, en su totalidad o  parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de OPEN GROUP S.A.S. y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, OPEN GROUP S.A.S. comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.